Oddělení zadávání smluv funguje jako celek

Organizace oddělení

Oddělení zadávání smluv je nejpočetnějším oddělením centrály OVB, v současnosti zde pracuje 16 zaměstnanců na hlavní pracovní poměr. V případě potřeby, zejména v období uzávěrky, oddělení vypomáhají také brigádníci.  Oddělení zadávávání smluv funguje jako celek, vzhledem ke specializaci na zpracování klientské dokumentace různých produktových oblastí je však rozděleno na 3 týmy: tým pojištění, tým investic a tým úvěrů, penzijního a stavebního spoření. Každý tým zpracovává partnerské dokumenty spadající do své přiřazené produktové oblasti a má svého vedoucího týmu, tým pojištění dokonce dva v roli zástupce vedoucího oddělení. Zastupitelnost je v rámci každého týmu zajištěna, zaměstnanci daného týmu zpracovávají klientskou dokumentaci konkrétní produktové oblasti všech partnerských společností.

Největší zastoupení klientské dokumentace je patrné v oblasti pojištění, čemuž odpovídá i personální obsazení příslušného týmu. Z hlediska zpracování dokumentace je značným přínosem pro všechny týmy téměř zcela jednotná Smluvní dokumentace OVB, díky čemuž je oddělení schopné si v případě stavu nouze určitého týmu vypomáhat.

Každodenní činnosti

V rámci zpracování klientské dokumentace procesně Oddělení zadávání smluv navazuje na Podatelnu, kde přebírá dokumentaci roztříděnou pro jednotlivé týmy dle údajů na Sběrné listině (dále jen SL list). Ke třídění dochází nejen z důvodu přiřazení SL listu s dokumentací správnému týmu ke zpracování, ale též zejména z důvodu nutnosti přednostního zpracování určitých produktových oblastí a opravených intervencí. V případě, že SL list obsahuje dokumentaci podléhající přednostnímu zpracování, celý SL list se spolu s dokumentací přiřadí příslušnému týmu. Hromadné SL listy s dokumentací více produktových oblastí se po zpracování dokumentace jednoho týmu předávají se zbývající související dokumentací ke zpracování dalšího týmu. Z toho důvodu se může stát, že nedojde ke zpracování dokumentace celého SL listu v tomtéž dni. Z výše uvedeného je patrné, že je nutné spolu s dokumentací dodat na centrálu OVB SL list, kompletně jej vyplnit a v případě opravené intervence tuto skutečnost na SL list uvést. Centrálou OVB potvrzený SL list slouží též jako potvrzení pro spolupracovníka o odevzdání dokumentů na centrálu OVB.

Hlavní náplň práce celého oddělení spočívá v kontrole správnosti a úplnosti na centrálu OVB doručené klientské dokumentace, v jejím zpracování a evidenci jednotlivých údajů do interních systémů společnosti. Na Oddělení zadávání smluv se kontrolují a zpracovávají nejen partnerské klientské dokumenty, ale též veškeré doručené formuláře klientské Smluvní dokumentace OVB včetně klientských Souhlasů se zpracováním osobních údajů. Neméně důležitá je též kontrola souladu partnerských dokumentů s dodanou Smluvní dokumentací OVB.

Oddělení zadávání smluv spadá do první linie obrany v rámci Systému vnitřní kontroly, je jeho povinností nejen veškerou dokumentaci a údaje v ní obsažené evidovat, ale též kontrolovat a v případě nedostatků či chyb intervenovat u příslušného spolupracovníka za účelem sjednání nápravy. Je třeba si uvědomit, že množství zpracovaných dokumentů a tím pádem i jednotlivých údajů je na denní bázi opravdu vysoké, zejména v období uzávěrky a zvýšeného pracovního nasazení je třeba zpracovat velké množství dat a dokumentů. Přitom nelze opomenout nutné kontroly, jejichž výsledkem může být vystavení intervence. I pro zaměstnance oddělení je intervenční proces náročný, jelikož intervence zabere třikrát více času než zpracování platné a úplné dokumentace a následně je nutno se vystavené intervenci věnovat znovu po doručení její opravy.

Intervenční proces tak představuje další podstatnou část agendy Oddělení zadávání smluv. Měsíčně je ze strany centrály OVB intervenováno kolem 5 % smluv. V rámci intervenčního procesu je nutné rozlišovat interní intervence vystavené přímo centrálou OVB od externích intervencí partnerských společností. Elektronické externí intervence jsou předávány k vyřešení příslušnému spolupracovníkovi většině případů automaticky systémem prostřednictvím intervenčního modulu a jsou k dispozici na OVB Portálu. Nepřiřazené elektronické intervence následně předá k vyřízení spolupracovníkovi právě Oddělení zadávání smluv, stejně tak se postará o fyzicky doručené externí intervence.  

Nedílnou součástí náplně práce je též příprava již zpracovaných dokumentů ke skenování a následné archivaci či odeslání. Před předáním partnerské klientské dokumentace na partnerskou společnost jsou vytvářeny průvodky předaných dokumentů jako potvrzení o tom, jaké dokumenty byly na partnera odeslány. Na denní bázi též oddělení spolupracuje napříč odděleními, zejména oddělením PPV, IT oddělením a týmem Reklamací provizí, vyřizuje dotazy a požadavky spolupracovníků a v případě potřeby komunikuje též s partnerskými společnostmi ohledně evidence dokumentace.

Uzávěrka produkčního měsíce

Pracovní život na oddělení se odvíjí nikoliv dle kalendářních, ale spíše produkčních měsíců. Nejnáročnější období nastává mezi termínem uzávěrky produkčního měsíce a vydáním Rangliste. Vzhledem k tomu, že je přibližně čtvrtina produkce doručena během jediného uzávěrkového dne, je třeba klientskou dokumentaci zkontrolovat, zpracovat a odeslat na partnerské společnosti co nejrychleji a samozřejmě též stihnout zpracovat veškerou dokumentaci do vydání Rangliste.  V uzávěrkovém období je tedy třeba zvýšit pracovní nasazení a odložit méně akutní záležitosti na pro oddělení oblíbenější „pouzávěrkové“ období. Bohužel méně akutních záležitostí nebývá mnoho.

Vývoj na oddělení

Ve srovnání s předchozími lety se množství smluv, které je oddělení schopno za den zpracovat, snížilo na polovinu. Příčinou jsou zejména stále vyšší legislativní požadavky, vyšší důraz na kvalitu a narůstající množství zpracovávaných a kontrolovaných klientských dokumentů a údajů připadajících na jednoho klienta či jeho jednu smlouvu. Vzhledem k uvedenému je tedy zřejmé, že minulý rok a sním související účinnost nařízení GDPR se nevyhnula snad jedinému procesu a postupu na Oddělení zadávání smluv. Díky nárůstu zpracovávaných dokumentů, novým kontrolám a zavedeným novým opatřením Oddělení zadávání smluv posílilo v minulém roce o další 2 osoby. Samozřejmě změny v minulém roce měly dopad nejen na Oddělení zadávání smluv, na mnohém byla nutná spolupráce napříč celou centrálou OVB, ale též spolupracovníků.

I z výše uvedeného je patrné, že hlavním cílem do budoucna bude zjednodušení procesů a nastavování dalších systémových kontrol za účelem zvýšení kvality každodenní odvedené práce, minimalizace chyb a snížení výskytu případů, ze kterých vyplývá nutnost vystavení intervence. Daného je třeba dosáhnout nejen pro potřeby centrály OVB, ale též pro spolupracovníky, zejména již na počátku procesu při přípravě a vyplnění klientské dokumentace.

Na koho se obrátit?

V případě dotazů se obracejte vždy na příslušný tým, který dotazovanou produktovou oblast zpracovává.  Nejvhodnějším způsobem je zaslání e-mailového dotazu či požadavku, aby byl dostatek času na jeho prostudování a dohledání potřebných informací. I v případě telefonického rozhovoru budete s největší pravděpodobností následně vyzváni k zaslání e-mailového potvrzení vašeho požadavku. Ke komunikaci využívejte výhradně váš Ovbmail.