Představuje se „provizní" oddělení

Zprostředkovatelský model OVB zná dobře každý spolupracovník, ale málokdo už ví, nebo alespoň tuší, jak je zajištěn v pozadí a jaké procesy probíhají, aby každý spolupracovník za svůj výkon obdržel zaslouženou odměnu. Pojďme tedy společně poodhrnout oponu a nakouknout „do zákulisí“.

Jedním z oddělení, která patří do tzv. backoffice, je i oddělení zpracování provizí, reklamací a statistik. A právě ono se stará o to, aby provize, které si svou činností spolupracovník zasloužil, také včas a správně obdržel. Celý chod oddělení zaštiťuje šest zaměstnanců. Jmenovitě Pavel Janda, manažer oddělení, specialisté provizního týmu Michal Beneš s Petrem Tomáškem, referentky reklamací Alena Kalová a Tereza Verknerová a Michal Kočí, specialista statistik a datový analytik. Jednotlivé týmy mají samozřejmě rozličné úlohy. Například provizní část každý měsíc zpracovává provizní data jednotlivých partnerů (kterých aktuálně máme 39, započteme-li samostatně pojišťovny, penzijní společnosti, investiční společnosti a banky) a nahrává je do primárních systémů, vytváří algoritmy pro výpočet jednotek v evidenčním systému myovb – nastavuje parametry produktů a samozřejmě připravuje provizní listiny. Oddělení reklamací pak vyřizuje agendu stížností a reklamací z obchodní sítě, poskytuje zpětnou vazbu a případné nároky následně uplatňuje vůči partnerským společnostem. A nakonec statistická část tvoří přehledy a statistiky pro management jak v Čechách, tak pro holding a zabezpečuje přehledy i pro prodejně-obchodní struktury.

Na začátek tedy trochu „suchých čísel“. Portfolio OVB obsahuje více jak 600 produktů 39 partnerů ze všech oblastí a každý měsíc zpracovává více než 70 000 provizních položek. Formát dat a poskytovaných informací se liší partner od partnera a je potřeba znát a vědět, jaké má který partner zvláštnosti a odlišnosti. Jinými slovy lze říci, že co partner, to zcela odlišný způsob komunikace, jiný způsob zpracování, někdy jednodušší, jindy složitější a velmi často i jiný přístup a zdaleka se nejedná jen o rutinní činnosti. Nastane-li nějaký zádrhel, ve spolupráci s partnery jej oddělení vždy vyřeší tak, aby byly provize v pořádku a včas.

Do „působnosti“ provizního oddělení patří také nastavování produktů v systémech, tvorba a editace algoritmů pro výpočet bankovních jednotek a provizí v systému myovb. Při této činnosti se vychází z podkladů a smluvních ujednání, které dojedná produktový management ať už na lokálnínebo holdingové úrovni. Znamená to, mimo jiné, pročítat a analyzovat každoměsíčně stohy smluvních ujednání a někdy i poměrně složitě a dlouze debatovat s partnery o tom, jak a v jaké podoběje uvést do praxe a do provizních listin.

Statisticky a reportově orientovaná část oddělení provádí různorodé datové analýzy sumarizující detailní data z primárních databází a vytváří z nich každý měsíc desítky různých přehledů, výkazů, reportů a statistik. Jedná se o zprávy pravidelného charakteru určené pro vedení společnosti, jednotlivá oddělení společnosti i externí subjekty. Zabezpečují se různorodé ad-hoc přehledy či se vyhodnocují různé obchodní akce nebo strukturální soutěže. Notná dávka trpělivosti je zde zapotřebí, mnoho času se stráví nad modelováním, sestavování a úpravami dat a jejich ověřováním, programováním, počítáním, zpracováním a vyhodnocováním čísel a dat za pomoci příslušného softwaru. A ani zde si kolegové na nějaký stereotyp nemohou příliš stěžovat.

Provize. Klíčový pojem. Jak se z návrhu smlouvy sepsaného s klientem stane provize? Ve většině případů to funguje podle ustáleného modelu, kdy sepsaný návrh putuje přes centrálu OVB k partnerské společnosti, ta, pokud návrh akceptuje, obvykle vystaví klientovi potvrzení o přijetí smlouvya klient zaplatí první pojistné, vklad, splátku hypotéky či jinou částku, kterou má podle konkrétní smlouvy uhradit. Partner následně přijme platbu od klienta, připíše ji ve svém systému na účet klientské smlouvy a obvykle jednou, někteří dvakrát v měsíci vytvoří přehled o vzniklých nárocích na provize. Souhrn provizních nároků zasílají partneři na centrálu OVB a centrála se pak stará o distribuci provizí. Data jsou zasílána 1–2x měsíčně buď elektronicky, nebo případně stahována ze zabezpečených úložišť partnerů. Došlé datové soubory jsou pak zpracovávány v provizním oddělení. Výstupem jsou importní soubory, po jejichž nahrání do evidenčního systému je prováděno přiřazení provize na smlouvu (nikoli ještě na spolupracovníka). Zaplacená provize je poté vyjádřena jako netto jednotky. Pak následují kontroly nahraných provizía tzv. provizní jetí. Právě provizní jetí je tím okamžikem, kdy jsou provize zaúčtované na smlouvách vyplaceny spolupracovníkům. Výplatní termíny OVB jsou zveřejňovány vždy na celý kalendářní rok dopředu v diáři OVB, obvykle se jedná o 25. den v měsíci. Pokud by výplatní termín připadl na víkend nebo státní svátek, je prováděna výplata v nejbližší následující pracovní den. Jeden den po provizním vyúčtování jsou rovněž generovány provizní výpisy s přehledem vyúčtovaných provizních nároků, které si může každý spolupracovník prohlédnout nebo stáhnout na portálu OVB po přihlášení do svého účtu. Provize si také můžeme rozdělit na dvě základní kategorie. Pro většinu spolupracovníků ta zajímavější část je tzv. Provize uzavírací. Jedná se o klasickou odměnu za uzavření smlouvy s klientem, získání klienta pro smlouvu atd. Jelikož se pohybujeme ve firmě, jejíž kořeny sahají do německy mluvících zemí, bývá tato provize také označována jako APRO (Abschluss Provision), ale pro ty spolupracovníky, kteří „míří“ výše, se od podpisu „BL dodatku“ otevírá druhá část provizí, a to tzv. BPRO. Pojem (Bestandspflegeprovision) je opět z němčiny a vyjadřuje charakter této provize – provize následná, za přetrvávání smlouvy, také lze říci za péči o pojistný kmen.

Protože se pohybujeme v oblasti strukturálního prodeje, lze na provizi pohlížet také z pohledu jejího dělení. Ten, kdo obchod uzavřel, dostává provizi vlastní. Ten, kdo přispělsvým vedením a péčí o obchodní strukturu, dostává tzv. provizi skupinovou neboli rozdílovou.

Co se reklamací týče, převážná většina se jich dokáže vyřešit interně a do druhého dne. Nejčastěji se jedná o případy, kdy ještě nevznikl nárok na provizi (která pak většinou přichází v průběhu následujícího měsíce) nebo nesplnění podmínek vzniku nároku na ni. Pokud se předává podnět partnerské společnosti, je zásah oddělení s výjimkou reklamací storen většinou úspěšný.

Jak vidíte, náplň práce tohoto oddělení je rozmanitá a pestrá stejně tak, jako je rozmanité a pestré složení jednotlivých partnerských společností, se kterými OVB spolupracuje, a nuda na provizním oddělení rozhodně nevládne. Na toto oddělení se také často obrací spolupracovníci s dotazy, které nejsou primárně určeny právě provizím. Ve velké míře se jedná o otázky, které jsou v kompetenci jiných oddělení (často náležitosti spojené s registrací spolupracovníka, legislativní otázky nebo výplaty a účty). Většinu z nich by vyřešili snáze a rychleji, pokud by se obrátili na kolegy z oddělení podpory prodeje a vzdělávání (ADS), pro něž je tato problematika denním chlebem.

Také se spolupracovníci často ptají na produkty nebo společnosti, které nemáme v nabídce, popř. si stěžují na provizní podmínky některých partnerů, ovšem ani na ty nemá provizní oddělení žádný vliv.

Ing. Pavel Janda

Vystudoval VŠE v Praze a v oblasti financí se pohybuje od roku 1994.V OVB působí od roku 2005, nejprve jako zástupce vedoucího zpracování provizí, později jako manažer oddělení zpracování provizí reklamací a statistik. Kromě vedení oddělení patří k jeho náplni práce rovněž zpracování provizních podkladů od partnerů zejména v oblasti investic, tvorba a údržba nastavení produktů v interních systémech OVB,  řešení složitějších reklamací. Je ženatý a má dvě děti. Zajímá se o oblast IT technologií a má rád Sci-fi a fantasy literaturu.

Mgr. Petr Tomášek

Vystudoval pedagogickou fakultu, působil jako učitel, ale žáky vyměnil za čísla. Do OVB přišel v roce 2013 z jedné z pojišťoven, kde mělna starosti zpracování provizí, statistik, kontroly a opravy chyb a řešení reklamací, mj. i našich spolupracovníků. V OVB má v popisu práce zpracování provize partnerů, zejména pojištění, hypotéky a stavební spoření, výkazy a statistiky, ve složitých případech podporuje kolegyně řešící reklamace, připravuje provizní listiny z ujednání partnerských společností a stará se o vývoj a údržbu produktů v interních systémech. V OVB našel také skvělé kolegy, se kterými se nikdy nenudí a často se zasměje. Rád tráví čas s rodinou, u klasické nebo starší rockové hudby, knihy či kulečníku (pool i snooker).

Michal Beneš

Vystudoval střední průmyslovou elektrotechnickou školu. Je mu 40 let a mezi jeho nejzajímavější zaměstnání, která podle jeho slov měl před nástupem do OVB, řadí 6 let práce pro centrálu japonské firmy Kyocera v Praze. V OVB pracuje již 10 let, jeho náplní práce je zpracování provizních dat od partnerů zejména z oblasti pojištění, penzí, stavebního spoření, hypoték. Je rovněž aktivní muzikant a skladatel. Momentálně kromě vlastní kapely The cell, pro kterou píše písně, které dosud vydali na třech cd, působí ještě ve dvou dalších hudebních uskupeních a příležitostně hostuje i v jiných. je ženatý, má dvě děti. Ve volném čase se rád věnuje mnoha sportům (windsurf, kiting, lyže, kolo, běh, posilování) a cestování po světě. V loňském roce si udělal řidičák na motocykl bez omezení a koupil stroj, se kterým se chystá vyrazit na několik cest s přáteli.

Ing. Michal Kočí

Vystudoval Fakultu informatiky a statistiky na VŠE v Praze. Do OVB nastoupil v květnu 2011, kde pracuje jako statistik a datový analytik. Hlavní náplň práce tvoří zpracování statistik, přehledů či reportů; provádění různorodých datových analýz nad výkony, provizemi a organizací struktur spolupracovníků. Od roku 2014 je ženatý a má 1,5 ročního syna Davídka. Jeho velkým zájmem je hra na klavír, hraje různé hudební žánry, skládá a hraje i své vlastní skladby. Ke svým ostatním koníčkům řadí, film, hudbu, IT a moderní technologie, různé kulturní akce, přátele, rodinu, přírodu a plavání.

Alena Kalová

Vystudovala střední ekonomickou školu. V OVB pracuje od roku 2006 na oddělení reklamací provizí. Je vdaná, má 2 dospělé děti. Obě studují VŠ. Ve volném čase se věnuje rodině, zahradě, ráda poslouchá hudbu 80. let a současnou moderní hudbu.

Tereza Verknerová

Do OVB nastoupila po ukončení střední školy v září 2001 jako referentka zadávání smluv, později pak na reklamační oddělení, kde kromě pětileté mateřské dovolené působí doposud. Na oddělení řeší reklamace provizí, jednotky a storna. Má dvě děti. Ráda pracuje na zahradě, chodí do kina, divadla a do přírody.